Uma boa política para uso de frotas é imprescindível, especialmente agora que cresce o compartilhamento de carros corporativos dentro das empresas.
No entanto, mesmo sendo uma parte indispensável para o bom funcionamento de muitas empresas dos mais variados portes, nem todas as companhias têm um regulamento estabelecido. E isso pode gerar problemas.
Antes que ocorram, o ideal é implementar regulamentos transparentes para que o compartilhamento da frota ocorra de modo eficiente.
Definindo regras para questões relacionadas a utilização, responsabilidade, segurança, entre outros, a política para uso de frotas simplifica processos. Assim como economiza tempo e custos.
Mas o que exatamente é uma política para uso de frotas? E como encontrar o melhor formato para sua empresa? Encontre estas e outras respostas com a leitura a seguir.
O que é uma política para uso de frotas corporativas?
Como o nome indica, é um conjunto de diretrizes que determinam como os colaboradores elegíveis para o uso da frota de veículos da empresa devem usufruir dela.
Dessa forma, eles sabem exatamente o que devem ou não fazer com os veículos sob sua responsabilidade e a empresa pode evitar abusos e outros desgastes.
Mais do que proteger seu patrimônio, essa iniciativa proporciona maior segurança para seus colaboradores.
Uma política eficaz costuma englobar pontos como:
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- O que é um veículo da empresa;
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- Tipos de usos permitidos para os carros da frota;
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- Regras, direitos e obrigações de cada usuário na condução dos veículos corporativos;
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- Perfil de colaboradores aptos a utilizar a frota corporativa;
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- Como efetuar a reserva, checklists a serem preenchidos na retirada e na devolução do carro;
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- Locais onde pode retirar e devolver o veículo após o uso, entrega de chaves, documentação do veículo, CNH, multas, etc.
Na maioria das empresas, os funcionários são elegíveis para utilizar um veículo da empresa se:
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- Fazem deslocamentos frequentes para tarefas relacionadas ao trabalho, como visitas e reuniões com clientes e fornecedores;
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- Usam um veículo da empresa como parte de seu trabalho diário. Como área comercial, equipe de atendimento externo e manutenção;
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- O veículo faz parte do programa de benefícios da empresa para determinados cargos – sobre esse tema, leia nosso artigo sobre mudança de mindset.
Por que uma política para uso de frotas da empresa é essencial?
Ter uma política clara e bem elaborada garante um funcionamento otimizado da frota e ainda ajuda a ter transparência entre usuários e empresa.
Afinal, uma política formal, clara e objetiva informa aos usuários o que eles podem ou não fazer ao usar o veículo da empresa.
Além disso, com uma política para uso de frotas consistente em vigor, é fácil definir reponsabilidades de ambas as partes.
Por exemplo, se um colaborador receber uma multa por desrespeitar regras de trânsito, e sua política determinar que o condutor assuma as consequências nesses casos, será mais fácil para a empresa responsabilizá-lo por suas ações.
Como configurar uma política para uso de frotas em sua empresa
Uma boa política oferece diretrizes de forma clara e assertiva. Assim, seus colaboradores e o gestor de frota saberão exatamente como proceder em cada situação.
Estes são alguns dos principais tópicos que devem ser abordados em sua política para uso de frotas:
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- Definições e diretrizes do programa de compartilhamento da frota;
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- Lista de categorias de veículos disponíveis, incluindo especificações para seleção de veículos e demais equipamentos;
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- Definição do grupo de usuários autorizados;
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- Detalhamento dos tipos de usos permitidos para a frota corporativa;
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- Detalhes da frota, processos e responsabilidades dos envolvidos;
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- Descrição dos serviços de seguros, gestão de sinistros e mobilidade;
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- Descritivo dos processos em casos de sanções, multas, mau uso, acidentes e eventos relacionados;
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- Explicação do procedimento para retirada e devolução do veículo a cada uso;
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- Regulamentação das medidas de saúde e segurança, bem como prevenção de acidentes no trabalho;
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- Promoção de metas de imagem, eficiência e meio ambiente.
Como divulgar sua política para uso de frotas?
Comunicar sua política ajuda a garantir que todos os usuários estejam familiarizados com cada item e sigam suas diretrizes. Isso pode ser feito de várias maneiras.
A empresa pode ter um documento impresso, que cada usuário deve reconhecer e assinar. Ela também pode estar disponível na intranet.
Recomenda-se também contar com um guia de referência rápido, para ser acessado via intranet. Assim eles poderão recorrer para tirar dúvidas.
Também é muito importante promover treinamentos para explicar aos usuários a política e as melhores práticas no uso dos carros organizacionais compartilhados. Cabe um trabalho conjunto, liderado pelas áreas de gestão de frotas e de Recursos Humanos.
Como a tecnologia pode tornar sua política para uso de frotas mais eficaz
Líder nacional em plataforma para gestão de frotas corporativas, a Joycar é um sistema completo para carsharing corporativo.
Dessa forma, ao adotar a ferramenta, os gestores de frota e usuários passam a contar com recursos valiosos para organizar o uso da frota.
Os dashboards Joycar são intuitivos e fáceis de operar. Através deles é possível monitorar: https://joycar.com.br/blog/solucoes/18/dashboards-para-gestao-de-frotas-permitem-decisoes-assertivas.
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- Condição dos ativos;
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- Centro de custos;
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- Status de garantia;
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- Agenda de disponibilidade e muito mais.
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Além disso, a Joycar ainda oferece suporte total não só na implantação do sistema, mas também na elaboração de uma política para uso de frotas pensada para as necessidades de sua empresa.
